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医院借力泛微:落地高效、合规的数字化内控管理系统

来源:互联网    作者:      2021年07月30日 14:53

导语:

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内部控制是医院可持续发展的内在需要,也是外部加强监管的重要手段,对医院管理具有举足轻重的作用……

随着医院的快速发展,医院的内部控制工作的信息化建设也迈向了新台阶。

为了提高内控效率,医院决定将内控管理从“人控”到“机控”进行转变:在实现内部管控的同时,提高工作效率,把员工从日常的繁琐程序性工作中解放出来,着重经济活动数据的分析,实现跨院区业务活动的全过程线上管控和信息共享。

泛微通过以合同管理为内控核心业务,实现了从申请审批、采购执行、合同订立、合同执行的全程信息化管理,统一合同、采购、财务信息,实现业财融合,强化内部控制建设。

医院内控管理信息化项目应用特色

一、高效、透明:采购、合同、财务一体化

泛微通过流程引擎,为医院实现采购申请、合同送审、合同会签、合同库、合同收付款、合同变更全程数字化管理,规范医院的采购、合同、财务流程。

灵活审批:

之前,通过线下纸质材料审批模式,审批人多、环节复杂,效率难以提升。

现在,医院通过内控管理系统的采购流程,高效灵活地抓取系统中采购、合同、财务等数据和信息。

申请人可以随时随地通过登录PC端/移动端发起申请,审批人一键进行审批操作,让审批更为快捷。一个流程审批从以往的需要一周甚至更长,到现在线上审批最快可以在一天之内解决。

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(采购、合同、财务一体化)

业务财务一体化:

通过关联工作请示单、各类采购申请单与合同模块。

在合同送审环节选择供应商的时候,对接到物资系统自动校验供应商信息。

若是搜索不到,则可以手动新增供应商信息,以编码为标准,同步到物资系统中,大大减少了数据重复输入的工作量,而且能避免差错。

收付款流程完成后,流程自动转为数据,根据收付款单上明细表的信息以及合同类型信息,推送到财务系统中自动生成财务凭证。

提高财务自动化,确保凭证的准确率,减轻财务人员负担。

合同数字化:

合同相关信息的高效聚合,在系统中形成了一份份“电子合同档案”,使得医院的工作人员能够高效查找到合同相关内容,再也不用花费很多时间线下一一翻找。

除了查询之外,通过内控系统还能生成个性化的数据统计报表,对医院经济活动一目了然,为医院管理提供智能决策依据。

二、合规:审批过程制度有效落地

实现了高效之后,最重要的是能保证业务执行、资金使用中的风险管控问题。

泛微协助医院通过审批流程和审批权限划分,有效落地制度管控:将资金审批制度、采购管理制度、合同管理制度内嵌到系统中,实现对采购申请、合同送审、合同会签、资金支付等经济活动全流程、全过程留痕管控。

资金安全:

通过将资金审批制度嵌入流程中,不同额度的资金使用需要不同层级的领导进行审批,有效保证资金使用安全。

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(合同付款申请单)

规范采购:

通过采购管理制度内嵌,规范采购业务。根据采购申请表中所填的信息,自动判断流程的不同走向,让审批更智能、更灵活。

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(采购流程流转)

合同安全:

合同管理制度内嵌到合同会签单中,会签流程结束自动生成合同卡片信息。

合同会签流程结束之后,增加合同管理员确认盖章环节,以及经办人上传双方盖章版本,合同管理过程全部留痕,可追溯、可查询。

信息预警:

每年,作为大型医院,采购合同就有几百份。如果还是传统的管理模式,供应商的管理会非常杂乱:

什么时候合同到期?哪些尾款需要在近期内支付?供应商联系人变动了应该找谁?信息不能及时获取,重要的事情容易被忽略,更严重的会直接造成经济损失。

但现在,内控系统随时维护供应商信息,一有风险立即推送给相关人员;合同到期有消息提醒,减少风险。

三、可控:完善的内控权限管理

医院内控管理系统基于现有的工作岗位性质,进行权限划分,使得人员对应岗位,岗位关联权限,使得各个岗位职责明确,人尽其责,从而提升整个内控的执行管理效率。

医院充分建立了完整的权力运行制衡机制:

1、分事授权:例如门户首页政策法规,内控制度、下载专区由内控管理员进行维护,其他人没有权限。

2、分岗设权:根据岗位的差异,不同岗位对应系统权限不一样,行使的职责不同。

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(分岗设权)

3、定期轮岗:通过岗位的定期变更,实现院内岗位的定期轮岗。

4、数据权限:数据权限管控严格,各个科室只能看到本科室相关的合同信息。只有特殊部门和部分领导可以查看全部合同信息。

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(数据权限)

四、分析:执行时间可视化,提高执行力

医院为了提升运行效率,从申请、审批、支付均可实现线上提交审批,实现尽量线下少跑、不跑。

流程效率优化:

除了电子化的高效流程,泛微协助医院通过多种方式优化流程,提高流程流转和执行效率,真正将内控管理系统的效率落到实处。

首先,及时监控流程的执行状态,流程待办系统自动提醒,并且可自定义提醒时间,避免因为拖延而造成损失。

其次,内控系统能够智能化分析流程的执行效率情况、办理情况、超期情况。针对分析结果,进行改进提升,提高管理成效。

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(流程办理报表)

问题分析:

同时,在医院内部审计审核过程中,及时对问题进行分析,有利于日后对问题进行分类统计。在确保效率的同时,保证业务处理质量,利于日后管理的完善。

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(审核问题分析)

按问题分类进行统计查询,形成台账,便于找到问题发生的相关科室,对症下药。

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(送审单台账)

医院内控管理信息化应用价值

泛微内控管理系统,涵盖从采购申请、送审、会签、付款整个业务体系。

实现了医院流程流转有痕迹,能够清晰分析流程审批过程;明确划分医院职责权限,助力医院内控管理理念落地,全面提升医院科学管理水平。

未来,泛微将继续协助医院深化内控管理信息系统应用,例如审批智能助手、电子签章、数据中心等,进一步完善内控管理数字化建设。

(文章为作者独立观点,不代表艾瑞网立场)
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