最近很多朋友在后台问我,数字化移动办公环境下如何做好项目管理,但是问题不够聚焦,所以我决定从自己的理解出发,分享一下项目管理的一些心得。需要说明的是,传统项目管理和互联网项目管理存在很大的差异,尤其在“在线办公背景下,很多项目直接搬到云端,管理也在工具上完成,因此,探讨这个管理过程显得比较重要”

为方便大家理解,以下内容将由以下目录组成:

什么是项目管理?

为什么要做项目管理?

在线办公如何做项目管理?

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一、什么是项目管理?

项目管理是管理学的一个分支学科,对项目管理的定义是:指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的过程。项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动(譬如任务)的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。

为方便大家理解,我做了一张图:

简单理解就是运营管理的知识、工具、技术于项目本身,达成项目需求或者解决项目问题。这里说的所谓的管理包含领导、组织、用人、计划、控制等几项关键工作。

我们做互联网项目的,从时间轴上去分析可能更加方便,项目管理其实就是五大过程,即立项、计划、执行、检查、总结;从空间轴上看就是九大领域,即项目整体管理、进度管理、质量管理、范围管理、成本管理、风险管理、人事管理、沟通管理、采购管理。

项目管理时间轴流程一张图表示如下:

二、为什么要做项目管理?

首先明确下,本篇中说的项目管理,指的是互联网产品项目。互联网行业广泛,每个职位的项目负责人对项目管理的需求并不那么强烈,所以对于专业的互联网产品项目经理来说,他们在项目管理层面更加注重服务于需求,包括需求的传递、评审、落地,以便追求更加高效的跨部门协同、团队协作能力。因此,项目管理看起来更多都是团队管理的一部分。

所以,我们为什么要做项目管理?如果你知道这个事情为什么做,那么你就是在做正确的事情,还需要知道把这个事情给做对,那就是HOW的方法。项目管理就是关于把事情做正确的方法。因为项目在本质上市独特的,临时的非重复性工作,要求使用有限的资源在有限的时间内为特定的人或组织完成特定的目标、服务或者结果。

我们做项目管理是因为要整合资源,协同并进。一个项目是多个部门甚至是多个组织进行合作协同的工作。拿我们公司来说(我们公司是做APP软件技术开发的),产品、设计、交互、前端开发、后端开发、测试、运营、用户等多个角色,只有将涉及到的资源有效整合起来才能顺利推进项目落地。

项目管理可以减少不确定因素,有效保障衡进度。做项目管理很重要一点是风险管理,毕竟项目在推进过程中会遇到各种不确定的因素,做好项目各方面准备工作和可能会遇到的问题,可以很好的将不确定因素尽量保证可控。

做好项目管理,形成团队执行逻辑化、一致化、清晰化。项目管理的核心是将工作内容变清晰和文档化,我们现在很多用户使用飞项产品的时候就需要确保项目结束后文档能即可归档分类保存,作为项目复盘的依据。

三、在线办公如何做项目管理?

想做好项目管理,仅仅靠理论和一些项目管理框架远远不够。好比说你会写很多字,但是让你写一篇文章就不容易一个道理。在实际项目管理中,谈谈个人体会:

争取关键资源,与项目关键人物的良好关系至关重要,毕竟重要的组织资源都在大人物的掌控之下,没有“大人物”的支持,项目基本上搞不好。因此,搞项目管理,项目经理“拉大旗作虎皮”的能力,必不可少,一定要准确理解领导的意图,低调做人可以,但一定要高调做事。简言之就是要让项目相关方都清楚,这个项目是领导“高度重视”的项目。开个项目启动会,关键里程碑完成,一定要把负责的大领导(项目发起人)请上。因为大领导都愿意是乐见其成的。

与客户的良好沟通,作为项目承包方,也就是乙方,如果不能与项目发包方有融洽的关系,这个项目基本上“凶多吉少”。不要想当然,一定要准确理解客户意图,多确认,不猜测。最好让客户成为你的“良师益友”。多听客户意见和检验,共同确认项目的目标和关键节点及里程碑标志,不要擅自替客户做主。永远做且只做自己该做的,要有边界感。避免好心办坏事,永远在进度、质量、范围、成本四个要素中获得平衡。

合适的项目团队成员,这个非常重要,“项目是人做的”,一流的项目在三流的团队手里也避免不了失败的命运,反之,即便是三流的项目,在一流团体的手里也可以大获成功。事在人为,人不靠谱,万事皆休。把合适的项目任务托付的最专业的团队成员手里是项目成功的关键。项目管理的本质,就是在规定的时间解决必须解决的问题。从而达成项目目标。

项目管理是一门成事的学问,项目管理知识只是项目管理的最基础的理论,需要大家不断实际和总结。最终转化成解决项目实际问题的能力,这才是每个有志成为项目经理的必修课。

另外,如果是在线办公的项目管理方式,跟线下会有差异。线上更多是基于平台进行,线下更多是互动和实际讨论,虽然说数据和业务都在平台,但是线下会产生更多的面聊沟通,以及带来更多的不确定变动,而线上则少了这种概率的发生。

线上办公如何做好项目管理,我通过一个平台来实际聊聊。

以项目管理工具飞项为例,线上办公无非是这么一个流程:

远程参加会议、团队协同作业、项目负责人进行任务分配、团队成员多人协同编辑文件及同时推进项目、人力部门在线进行审批报销……

随着“云办公”的加速普及,人们只需一台电脑、一部手机、一根网线,就能随时进入办公状态,工作时间和场所更加弹性灵活。尤其这几年期间,远程交流、线上会议等已成为“刚需”,改变着许多“上班族”的工作模式。飞项刚好能满足这个管理流程。

虽然大部分员工倾向于居家办公,但好一些“身在居家办公中”的老板们与日俱增的焦虑也随之而来:

员工居家工作,有没有认真干活?

在做事还是摸鱼?

项目能顺利推进吗?

进度能保证吗?

如何做绩效考核?

如何明确目标,落实到人。居家办公比不上在会议室面对面交代任务来得干脆利落,很多时候大家通过线上会议或者语音电话接收到的信息理解不一定到位,因为任务如何正确的传达到位就非常关键,搞不好很多员工还会因此偷工减料。

做项目管理的,沟通到位,信息完全触达是居家远程办公的一个痛点。平时很多工作需要团队协作,居家办公之后,同事之间、团队之间的沟通要依赖线上、语音、电话,很多时候无法进行多信息的同步和触达,视频会议的效果肯定不如大家面对面沟通直接,所以相互协作和沟通成本变高,影响工作进度。

飞项IM在沟通上做了很多人性化的设置,每个事项都拥有专属的IM可以在事项内继续发起待办、会议等小任务,也可以给沟通内容标记重点,这样,沟通到哪里随时发起待办和会议,能解决的事情可以马上处理,以免下线后又晕头转向忘记要做的事。因此,做项目管理的,只需要关注重点和难点,不用面面俱到。

很多时候,居家办公会出现一种情况,那就是“缺乏上班仪式感”带来的积极性下降、效率不如以前,甚至居家后没有在公司的那种激情,人变得拖延松垮,家务事也影响着工作。别说做个人绩效考核打分,恐怕连KPI都无法完成!这也是项目管理者的焦虑所在。

如何缓解这种焦虑?建立信任,让领导充分相信居家办公的效率和积极性,但这是下策,毕竟情感的信任更多是基于感性上的。想要降低项目负责人的焦虑,只有转变信任的方式,比如直接用任务进度导向来考核。如何用任务进度导向考核?我推荐飞项的月视图、团队日程和数据报表。

在团队日程里面,项目管理者可以在月视图中快速概览月度安排,飞项提供多种筛选维度:空间、项目、标签、完成情况、协作人、创建人、责任人,以及自定义筛选器,过滤出自己想要看的内容,多项目多任务同步推进也小菜一碟。此外,在成员安排中也可以非常直观的看到项目组成员的工作进展和时间安排,方便管理者随时调整。对于项目管理者来说,这也是其中可以作为绩效考核的板块之一。

所以,线上办公去做绩效考核也是非常简单高效的,调阅看板心理自然有数。

数据分析也是项目管理者“监控”居家远程办公的利器之一。很多时候我们无法时时通过视频或语音聊天监控员工是在拼命工作还是混沌摸鱼,但是数据不会骗人。飞项支持在空间内跨项目进行以“事”纬度、以及以“人”纬度分别的报表分析,主要包括:整体分析、人员分析和事项分析。项目管理者通过数据可以看到每个项目和成员的效率、任务进展程度。作为项目管理者,每天盯着数据进展,是一个比较直观和高效的方法,但凡数据产生差异了,就马上看看成员的进度,以此来重新安排和调整人员工作日程,避免项目出现大的延误。

作为项目管理者,为了确保员工能够及时、准确、圆满地完成工作任务,各层级管理者,要善于利用远程办公的机遇,通过沟通和协作不断激励、提升下属的学习能力,并进行适当的检查、跟踪和监督,可以对下属进行学习内容的适当考核和跟踪,复盘,并将其作为绩效考核的其中一项内容,占据一定的考核比例,这些都是远程办公下切实可行的管理措施。

不管是线上还是线下办公,想做好项目管理,项目负责人需要做好项目管理的10个关键点:

1、明确且达成共识的项目目标;——飞项的详细事项创建,让大家同步所有关键信息。

2、制定项目标准及流程;——脉络图清晰化项目执行流程和任务分派。

3、合理的优先级排序;——利用四象限,每天做好重要紧急的事情。

4、有能力保障且有能力执行的资源分配;——盯紧成员日程和项目进展,随时调整日程。

5、精细化的任务分解,任务责任到人;——脉络图创建和任务派发。

6、每日检查、每周检查项目进展和提交物;——盯紧成员日程和项目进展,随时调整日程。

7、根据检查情况调整任务目标、资源、进度,并修改计划;

8、有效沟通;——利用飞项的IM沟通及小任务功能,对重点待办做好跟进。

9、激励;——根据成员表现,做好激励的方式,如马斯洛的需求层次理论。

10、工具化。——把业务搬到云端,例如飞项。

总之,项目管理是一门人和事互相调配和促进的学问,项目管理知识只是项目管理的最基础的理论,需要大家不断实际和总结。线上办公可能更多是用工具化去跟进项目,手段其实是一样的,做好全流程管理和监控。