随着近期国家调整疫情防控政策,很多公司都开始了混合和云端办公时代:远程视频会议、共享文档、移动审批……如今,“上班族”只需要一台电脑、一部手机即可完成以往在办公室里的工作。

疫情以来,线上办公成为了“刚需”,改变了“上班族”的工作习惯,开启了产业发展的新路径、新赛道,也塑造着经济发展的新动能、新优势。中国互联网络信息中心发布的《中国互联网络发展状况统计报告》显示,截至2022年6月,中国在线办公用户规模达4.61亿,占网民整体的43.8%。

如何在远程办公也能取得高效的工作效率?我们采访了很多项目负责人,除了把项目每天汇报制外,他们更倾向于使用一些最新的在线项目管理工具来管理团队和项目。下面我们看看这些先进的团队和组织是怎样通过工具来赋能项目的。

林经理是广东一家大型设计公司的部门总监,自从团队大部分居家办公后,他们项目推进管控也一度成为大家关心的事情。林经理在团队管理上非常有经验,也善于用飞项这种项目管理工具推进项目。首先他把部门所有项目搬上飞项,给团队和项目创建了一个个空间,所有负责人的大小任务都汇聚在此。

其次,林经理亲自抓重点项目。创建一个项目直接把任务需求和分工通过飞项脉络图进行科学分工和派发,不需要等对方同意,直接进入对方的事项中,少了逐个沟通的麻烦。

居家办公后的每天早上,林经理第一件事就是查看当天的重点紧急事项,不管早晨多忙,都要集中火力优先解决重点紧急的事情。

查看团队成员日程,可以更好的对每个人的分工任务进行全盘了解,分析是否遇到延误的可能,便于给项目负责人做好日程安排和调整,以免因小失大影响了整体进展。

项目拆解到位,任务分配科学,人不走空。远程办公可不止居家这一个场景,还有公寓、酒店、飞机高铁,甚至咖啡香扑鼻的星巴克等,不同的地方影响沟通的程度也不同,也比不上一起在会议室面聊来得干脆。因此在项目拆解和分配上就非常重要,群聊一个缺点就是人多七嘴八舌,等到要查阅分配的时候就一头雾水。利用飞项的项目拆解和任务派发就非常方便和清晰。

首先将需要启动的任务逐层拆解,细分到人;然后根据需求和个人所长进行科学分配,责任到人,谁也不能因为没听到聊天会议而摸鱼。

另外,因为居家分散各地,很多人可能因为家庭或者别的原因导致无法及时上线回复或者做数据统计。没关系,林经理直接通过飞项的数据报表即可分析一切。如可以通过事情和人的维度对任务进度进行分析,从而判断每个人的完成效率和执行情况。

飞项的多种提醒,时刻不忘“你在上班”。飞项的多种提醒形式也会让你时刻记住项目情况:新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。此外,飞项的日报功能也非常人性化,它会根据你每日事项的完成和计划情况,推送早计划与晚总结,这样就避免了很多居家办公的人心不在焉的情况发生。优秀的项目管理对这种人性化的功能爱不释手,毕竟解放了自己需要不断催促大家的“烦恼”。

以上是一个普通的项目总监居家办公的工作流程和内容。不难发现,很多老板和领导担心居家办公会影响效率,无法管控员工的工作饱和度。但是通过一款简单的项目管理软件,这些烦恼都可以轻松化解。在线协同,远程办公的趋势越来越明显,作为项目负责人,拥有一款实用好用的项目管理软件傍身还是非常有必要的。