随着新基建浪潮的兴起,HR业务的数字化转型也备受关注。如何利用信息化手段提升组织运营效率,成为企业管理者关注的热点话题。

为此,作为全球酒店10强的华住酒店集团特成立HR数字化管理中心,聚焦人力资源业务数字化建设,以适配企业高速发展的需要。

业务推动HR数字化转型

华住集团是国内第一家多品牌酒店集团,创立至今,已经完成全国31省市的布局,并在长三角、环渤海湾、珠三角和中西部发达城市形成了密布的酒店网络。目前华住集团在全国有30多家分公司,6000多家酒店,共有员工10万多人且分布在全国各地。

日益增长的规模也给华住带来了人力资源业务工作繁重的问题。减少重复的角色与劳动,将HR与员工从重复的工作中解脱出来,成为华住集团HR业务发展的迫切需求和转型目标。

2017年,华住开始了HR业务的数字化探索。2019年,华住集团人力资源部下正式成立HR数字中心。

华住集团HR数字转型从数据分析及系统化建设两方面深入,面向企业员工和客户,全面提升事务性工作效率及人员效能,并将转型分为合规性建设、共享服务建设、业务流程化改善、系统化搭建、自助服务建设、数字仓库搭建六个阶段进行推进落地。目前在合规性建设、共享服务建设方面均取得了显著成效,帮助业务一线的员工在线上查看及审批相关工作流。业务流程化改善及系统化搭建也在推进中,通过对业务流程进行标准化,来实现资源重组,推动组织转型。

引入智能科技助力HR数字化转型

为了更好地推进数字化转型落地,华住集团人力资源部先后引入了电子合同、智能外呼机器人等多项智能科技。

以电子合同的引入为例。因集团数万员工分布在全国各地,人事合同签署量非常大。而在以往的纸质线下合同签署的场景下,HR需要完成打印制作合同文件、员工沟通、员工合同签字及用印、合同交付寄送、扫描留档等一系列工作,工作量大、流程繁琐、集团对子公司统一管理难度也与日俱增。

针对这些业务问题,华住集团人力资源部于2018年引入了上上签电子签约云平台。通过接口对接的方式将上上签平台嵌入其自有的eHR系统中,供集团及子公司与员工签署人事合同。项目上线后,华住集团HR组织效能大幅提升,通过平台的集团印章统一管理、合同一键发起等功能,大大简化了合同管理流程,提升了合同的签署效率。HR无需再进行合同文件的印制邮寄、核对校验等,工作效率得到有效提升。

HR数字化转型成功心得

华住在智能科技的引入中,也遇到过很多阻力。如引入电子合同技术前,集团管理层对电子合同合规性、员工对业务流程更改的接受度、投入产出比等方面提出担忧。

人力资源部对市场上电子合同服务商的安全资质、签署的合规性等方面做了详细的调研和考察,发现电子合同技术已经相对成熟,在合法合规性方面也有相应的实名认证功能和法律服务保障,引入后HR业务的人员投入、管理成本都会大幅降低,对于集团统筹管理数据也有很大的长期价值。得到集团管理层及法务等部门的认可后,人力资源部开始从集团的一个区域进行电子合同试点。

推进过程并非一帆风顺,但华住人力资源部为了进一步推进数字化转型战略,还是克服众多难关,完成系统无缝对接,并逐步进行了试点工作。在为员工培训操作方法后,高效的签署流程和平台便捷的功能使得员工接受速度很快,合同签署效率提高了数倍。目前,电子合同已在华住集团HR业务场景和全国区域进行全面推广,员工体验满意度持续提升。

将重复的工作流程化、集中化之后,HR的角色也逐渐转型。HR开始从简单、重复、机械化操作的事务中解放出来,聚焦到员工发展、员工关怀等更为贴近员工的高价值领域,从各个维度关注员工工作、生活、学习、发展,从而助力全团队的效能提升。

下一步,华住集团人力资源部将继续推进和深化数字化转型建设。在团队能力升级的同时,运用更多数字化技术来加快转型速度,全面提升组织人效、改善体验,实现规模效应,更好地为企业发展赋能。